HR-Merkblatt · Ratgeber Angestellt im Unternehmen
Erste Expatriierung einer angestellten Person: welche Angaben für eine Absicherungsanalyse zusammenzutragen sind
Für Personalverantwortliche wie für Angestellte, die zum ersten Mal ins Ausland gehen, beginnt eine seriöse Absicherungsanalyse mit einer vollständigen Akte. Dieses Merkblatt führt auf, welche Angaben zusammenzutragen sind, welche Fragen dem Arbeitgeber zu stellen sind und welche Sozialschutzsysteme vor der Anfrage zu prüfen sind.
Die zusammenzutragenden Angaben
Acht Punkte genügen, damit ein Berater das Vorhaben versteht und die zum Fall passenden Lösungen prüfen kann.
- Zielland und Zielstadt. Versicherungsregeln, medizinisches Angebot und Vertragsbedingungen unterscheiden sich je nach Land, manchmal je nach Stadt.
- Voraussichtliche Dauer. Anfängliche Dauer des Einsatzes und mögliche Verlängerung: Ein Aufenthalt von wenigen Monaten und ein dauerhafter Umzug werden nicht auf die gleiche Weise abgesichert.
- Status. Entsandt, expatriiert oder lokaler Vertrag. Er bestimmt das anwendbare Sozialschutzsystem (siehe unten).
- Abreisedatum und gewünschter Versicherungsbeginn. Idealerweise besteht der Schutz ab der Ankunft, ohne Lücke zum bisherigen. Der tatsächliche Versicherungsbeginn hängt vom Vertrag ab.
- Zusammensetzung der mitreisenden Familie. Partner, Kinder, Alter, eventuell geplante Mutterschaft sowie das Abreisedatum jeder Person, falls es abweicht. Die Bedingungen hängen vom Vertrag ab.
- Eine vom Arbeitgeber bereits vorgesehene Absicherung. Betriebliche Zusatzversicherung, internationaler Kollektivvertrag, Assistance: wer abgesichert ist, für welche Leistungen, bis wann.
- Lokale Versicherungspflichten. Manche Länder verlangen eine Versicherung oder Anmeldung für das Visum, die Arbeitserlaubnis oder die Einstellung. Beim Arbeitgeber und bei den Behörden des Landes zu prüfen.
- Besondere Bedürfnisse. Regelmäßige Betreuung, Mutterschaft, häufige Behandlungen, Wünsche zum Behandlungsort. Diese Themen werden mit der Beratung besprochen: Die Anfrage verlangt keinerlei medizinische Daten.
Fragen an den Arbeitgeber
Mehrere Antworten gibt es nur im Unternehmen. Vor der Abreise schriftlich zu erfragen:
- Welcher Status ist vorgesehen (Entsendung, Expatriierung, lokaler Vertrag), und wo steht er im Vertrag oder in der Zusatzvereinbarung?
- Bleibt die angestellte Person in der französischen Sozialversicherung? Wird ein Formular A1 beantragt?
- Ist eine internationale Krankenversicherung vorgesehen? Nur für die angestellte Person oder auch für die Familie? Ab wann und für wie lange?
- Wer trägt den Beitrag, und was geschieht mit der Absicherung am Ende des Einsatzes oder bei einem Landeswechsel?
- Bleiben einkommensbezogene Absicherungen (Arbeitsunfähigkeit, Invalidität, Todesfall) während des Einsatzes bestehen?
- Gibt es im Gastland eine Versicherungspflicht, und wer kümmert sich darum?
- Wer ist im Unternehmen Ansprechperson für Fragen zur Absicherung während des Einsatzes?
Die zu prüfenden Sozialschutzsysteme
Der Status bestimmt das Basissystem. Drei Situationen kommen vor; sie sind anhand von Unterlagen zu bestätigen, nicht anhand der Stellenbezeichnung:
- Beibehaltung des französischen Systems. Das ist der Fall bei der entsandten Person, deren Zugehörigkeit durch das Formular A1 (oder eine gleichwertige Bescheinigung) nachgewiesen wird. Zu prüfen bleibt, was vor Ort tatsächlich übernommen wird.
- System des Gastlandes. Eine expatriierte Person oder eine Person mit lokalem Vertrag unterliegt dem Sozialversicherungssystem des Landes, in dem sie arbeitet. Ansprüche, Wartezeiten und Obergrenzen sind die dieses Landes.
- Zusätzlicher oder freiwilliger Schutz. Unabhängig vom Basissystem kann der Arbeitgeber eine Zusatzabsicherung vorsehen oder die angestellte Person eine wählen. Der Ratgeber CFE oder Privatversicherung hilft, die Optionen einzuordnen.
Um die ersten beiden Fälle zu unterscheiden, geben der Ratgeber entsandt oder expatriiert und das Diagnose-Tool zum Status eine Methode an die Hand.
Wie diese Angaben die Analyse auslösen
Diese acht Punkte bilden die Ausgangsakte. Ein Berater stützt sich darauf, um die für die beschriebene Situation zugänglichen Lösungen zu prüfen, deren Leistungen zu vergleichen (Leistungen, Ausschlüsse, Selbstbehalte, Obergrenzen, Geltungsbereiche) und die eigene Empfehlung zu erklären. Je genauer die Akte, desto weniger Fragen müssen später nachgeholt werden.
Es wird kein Preis automatisch mitgeteilt, und keine Lösung wird als allgemeingültig dargestellt: Die Analyse geht von der Akte aus, nicht von einem fertigen Angebot.
Sie bereiten die Mobilität mehrerer Mitarbeitender vor? Tragen Sie die wichtigsten Angaben zusammen, um deren internationalen Schutz zu prüfen. Entdecken Sie EXPAVY BUSINESS
Häufige Fragen
Wer sollte diese Angaben zusammentragen: die angestellte Person oder der Arbeitgeber?
Beide, denn die Angaben liegen nicht an derselben Stelle. Der Arbeitgeber kennt den vorgesehenen Status, den Vertrag, den Einsatzbeginn und eine eventuelle Kollektivabsicherung. Die angestellte Person kennt ihre Familie, ihre Gewohnheiten bei der medizinischen Versorgung und ihre Erwartungen. Ein gemeinsam vor der Abreise ausgefülltes Merkblatt erspart Rückfragen.
Muss man seinen Status kennen, bevor man eine Absicherungsanalyse startet?
Am nützlichsten ist es, ihn zu kennen, denn er bestimmt das anwendbare Sozialschutzsystem. Ist der Status noch nicht bestätigt, geben Sie ihn als „zu bestätigen“ an und lassen Sie ihn anhand von Unterlagen prüfen: Arbeitsvertrag oder Zusatzvereinbarung, Formular A1, lokale Anmeldung. Der Ratgeber „Entsandt oder expatriiert“ beschreibt diese Prüfung im Detail.
Der Arbeitgeber sieht bereits eine Absicherung vor: Ist trotzdem eine Analyse nötig?
Geben Sie einfach an, was vorgesehen ist: wer abgesichert ist, für welche Arten von Leistungen, ab wann und bis wann. So zeigt sich, ob die Absicherung den Bedarf deckt oder ob noch Punkte zu prüfen sind, zum Beispiel die Familie, das Ende des Einsatzes oder ein Landeswechsel. Ohne Kenntnis der Vertragsbedingungen ist keine Schlussfolgerung möglich.
Sollte die Familie schon in die erste Analyse einbezogen werden?
Ja, auch wenn sie später nachreist. Die Zusammensetzung der Familie (Partner, Kinder, Alter, eventuell geplante Mutterschaft) beeinflusst die zu prüfenden Lösungen. Die Bedingungen hängen vom Vertrag ab: Geben Sie auch die geplanten Abreisedaten jeder Person an.
Bleibt eine Person, die zum ersten Mal ins Ausland geht, in der französischen Sozialversicherung abgesichert?
Das hängt vom Status ab. Eine entsandte Person mit Formular A1 bleibt während des Einsatzes dem französischen System zugeordnet. Eine expatriierte Person oder eine Person mit lokalem Vertrag unterliegt dem System des Gastlandes. In beiden Fällen ist das tatsächliche Erstattungsniveau für vor Ort entstandene Kosten zu prüfen, da es möglicherweise nicht alle Kosten abdeckt.
Was geschieht, nachdem die Angaben übermittelt wurden?
Der Service befindet sich in der Startphase: Ein Berater prüft die Anfrage und meldet sich beim Antragsteller, um den Bedarf zu klären. Es wird kein Preis und kein automatisches Angebot angezeigt. Die Analyse betrifft die für den Fall zugänglichen Lösungen, und die Empfehlung wird erklärt.
Der Service befindet sich in der Startphase: Ein Berater prüft Ihre Anfrage und meldet sich bei Ihnen, um Ihren Bedarf zu klären.